Database Dan Sistem Manajemen Dokumen

Bagi anda yang mencari jasa rental mobil dengan pelayanan terbaik bagi para pelanggannya, dan mencari pilihan kendaraan yang anda butuhkan. Anda bisa mengunjungi rentalelfcenter.com

Organisasi bisnis yang berbeda menggunakan berbagai jenis perangkat lunak untuk mengelola dokumen mereka. Perangkat lunak ini melakukan fungsi pembuatan, pengindeksan teks lengkap, mengendalikan berbagai versi dokumen, pengambilan, dan sebagainya.

Komponen penting dari setiap sistem perangkat lunak manajemen dokumen adalah teknologi manajemen basis data yang melekat yang mengklasifikasikan dan melacak dokumen yang dibuat dan disimpan. Sistem database menempatkan dan mengambil dokumen yang diminta dari arsip atau dari dokumen di bawah kontrolnya berdasarkan permintaan yang dikirimkan kepadanya.

Sistem manajemen basis data mencegah orang yang tidak berwenang mengakses informasi tersebut. Hanya pengguna dengan kata sandi yang memiliki akses ke seluruh basis data atau sebagian darinya. Setiap tambahan yang dilakukan terhadap data dilakukan tanpa mengubah database yang ada. Sistem ini juga dirancang untuk menyaring salinan duplikat dari rekaman.

Untuk semua dokumen yang dibuat dan disimpan, sistem basis data menghasilkan sejumlah informasi tentang dokumen. Informasi ini dikelola secara terpisah dari dokumen itu sendiri. Informasi termasuk nama penulis yang telah membuat dokumen, tanggal pembuatan, kesempatan terakhir yang diakses dan perubahan selanjutnya dibuat. Sistem ini juga menyimpan informasi tentang topik utama atau subjek yang terkandung dalam dokumen, serta detail dokumen yang relevan dengan dokumen yang diminta.

Sistem database harus dapat diandalkan dan harus memiliki tingkat efisiensi operasional yang tinggi dalam mengelola volume besar dokumen, gambar, suara, dan video berbasis teks. Database dapat terpusat atau terdistribusi, tergantung pada sistem perangkat lunak manajemen data yang dipasang di sebuah organisasi. Basis data terpusat, yang menyimpan informasi profil dokumen dalam satu basis data, menawarkan pencarian cepat dan efisien tetapi menghadapi risiko kehilangan informasi jika terjadi kegagalan atau korupsi dalam repositori profil dokumen. Dalam sistem basis data terdistribusi, informasi tersebar dan disimpan di berbagai titik berdasarkan jaringan perusahaan atau pada struktur disk. Ini meminimalkan risiko kehilangan semua informasi, dalam kasus kegagalan atau korupsi.